Richtige Aussteuerung des Roland R4

Ich habe ein gebrauchtes Aufzeichnungsgerät ROLAND R4 erworben und nunmehr zweimal bei Veranstaltungen genutzt, die beide suboptimale Ergebnisse hervorbrachten.
Da die Technik eigentliich funktioniert und der ROLAND einen guten Ruf genießt, gehe ich von eigenem Unvermögen aus, dass ich gerne mit Eurer Hilfe verbessern möchte.
Die Konfiguationsbeschreibung:
2 Kondensatormikrofone auf einem ganz hoch eingestellten Mikrofonständer (Phantomspeisung des ROLAND EIN) zeichnen den Raumklang auf und werden mit XLR-Kabel direkt in den ROLAND eingespeist, in dem sie zwei der vier Kanäle bekommen..
Die x dynamischen Mikrofone nebst Saalmikrofone (über Funkbrücke) werden in einen FAME-16 Kanal-Mixer eingespeist (XLR) und von diesem Mischpult zum einen in den Verstärker eingespeist, während das LINE OUT-Signal des Mischpultes in den ROLAND geht (Cinch mischpultseitig auf Klinke am Roland).
Bei der ersten Aufnahme war es zu leise, obwohl sich das Signal im Kopfhörer ganz gut anhörte, beim zweiten Mal habe ich der Bedienungsanleitung folgend das Signal des Roland so ausgesteuert, dass die Anzeige bis zum Anschlag ging. Da hat sich das Endprodukt aber sehr geclippt angehört.
Kann mir jemand Tipps geben, wie man diese Konfiguration halbwegs anwendungssicher in der kurzen Zeit vor Beginn einer Veranstaltung "gut" einstellt?